Privacyverklaring

Privacyverklaring Reflektio

Versie 1.0, 6 september 2026. www.reflektio.nl

1. Wie wij zijn

Reflektio is de nascholingsdienst van NM Psychiatrie, tevens handelend onder de naam Praktijk voor Psychiatrie en Coaching Nadia Al Maach. Eenmanszaak van drs. N. Al Maach-Reilingh, Burgemeester Verderlaan 19, 3544 AD Utrecht. KvK 85044733, btw NL004048919B83. E-mail info@praktijkalmaach.nl.

Voor de verwerking van persoonsgegevens in deze verklaring is NM Psychiatrie de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

2. Reikwijdte

  1. Deze verklaring geldt voor de publieke website www.reflektio.nl, de Reflektio-app die momenteel wordt voorbereid, de bijbehorende API en de begeleide nascholingstrajecten die wij leveren.
  2. Zij geldt voor deelnemers, geïnteresseerden, groepsleden, gespreksleiders en contactpersonen van organisaties.
  3. Deze verklaring geldt niet voor de psychiatrische zorg van dezelfde onderneming. Die zorg is strikt gescheiden van Reflektio. Daarvoor gelden de privacyafspraken van de praktijk.

3. Onze toepassingen

Wij leveren drie samenhangende toepassingen:

  1. De website. Informatie over de methode en het programma, en een contactformulier voor een kennismakingsgesprek of inschrijving.
  2. De Reflektio-app (in voorbereiding). Deze webapplicatie zal intervisiegroepen digitaal ondersteunen bij het plannen van sessies, de voorbereiding van geanonimiseerde casuïstiek, leerlog en accreditatieregistratie. De app is nog niet toegankelijk voor bezoekers.
  3. Het begeleide traject. Nascholing in vier bijeenkomsten van 120 minuten, met digitale ondersteuning via de app. Wij verzorgen 8 ABAN- en 6 NVvP-accreditatiepunten bij voldoende aanwezigheid.

Reflektio is geen geneeskundige behandeling, geen EPD en geen medisch dossier. Er ontstaat geen behandelovereenkomst in de zin van de WGBO.

4. Geen patiëntgegevens

  1. De inhoud van intervisie gaat over het handelen van de zorgprofessional, niet over het dossier van een patiënt. Het vastleggen van herleidbare patiëntgegevens is niet toegestaan.
  2. In de casusvoorbereiding weigeren wij actief onder meer namen van patiënten, geboortedatums, BSN en diagnosecodes. Die controle ondersteunt, maar vervangt niet uw eigen beroepsgeheim.
  3. Wij maken geen audio- of video-opnamen van bijeenkomsten. Casuïstiek wordt uitsluitend geanonimiseerd ingebracht.

5. Gegevens via de website

Als u het contactformulier op de website gebruikt, verwerken wij de gegevens die u zelf invult. Dat kan zijn:

  1. Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
  2. BIG-nummer, functie, specialisme en of u in opleiding bent.
  3. Of u accreditatie wilt, of u in een groep met gelijkgestemden wilt, en interessegebieden.
  4. Vrije toelichting die u meestuurt.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw vraag te beantwoorden en, als dat past, een inschrijving of offerte voor te bereiden. Een kopie van de aanvraag sturen wij per e-mail naar ons praktijkadres. Wij plaatsen op de website geen trackingcookies en geen analysestatistieken van derden.

6. Gegevens in de Reflektio-app

In de app verwerken wij, afhankelijk van hoe u de dienst gebruikt:

  1. Account. E-mailadres, voor- en achternaam, specialisme, instelling en optioneel BIG-nummer. Inloggen gebeurt via een eenmalige link per e-mail, zonder wachtwoord.
  2. Groep en sessies. Lidmaatschap, rol (deelnemer, gespreksleider, groepsbeheerder), geplande en gehouden sessies, methode en aanwezigheid.
  3. Casusvoorbereiding. De inbrenger legt een geanonimiseerde casus vast. Die is alleen voor de inbrenger leesbaar, ook niet voor de gespreksleider. Na afloop van de sessie wissen wij de ruwe casustekst.
  4. Leerlog. Zinnen die u zelf als leeropbrengst vastlegt. Alleen u kunt die lezen.
  5. Evaluatie. Antwoorden op vragenlijsten voor, na en na afloop van het traject, voor de kwaliteit van de nascholing.
  6. Accreditatie. Aanwezigheid en, als u die aanlevert, een registratienummer om punten bij te schrijven.
  7. Technische gegevens. Bij het aanvragen van een inloglink slaan wij tijdelijk het IP-adres op om misbruik te beperken. Beveiligings- en foutlogboeken bevatten doorgaans tijdstip, IP-adres en technische melding.

Andere groepsleden zien van u naam, specialisme en instelling. Zij zien niet uw casusvoorbereiding, leerlog of evaluatie-antwoorden.

7. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:

  1. Contact, offertes en inschrijvingen. Grondslag: uitvoering van precontractuele stappen op uw verzoek (artikel 6, lid 1, onder b, AVG).
  2. Levering van het traject en de app, inclusief inloggen, groepen, sessies, casusvoorbereiding, sessie-dirigent en leerlog. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG).
  3. Aanwezigheid en accreditatiepunten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, waar het bijschrijven van punten dat vereist, ons gerechtvaardigd belang om aantoonbaar nascholing te leveren (artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG).
  4. Evaluatie van de nascholing, in geaggregeerde vorm. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij kwaliteitsborging (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).
  5. Beveiliging, misbruikpreventie en storingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).
  6. Wettelijke plichten, bijvoorbeeld administratie en het behandelen van rechtenverzoeken (artikel 6, lid 1, onder c, AVG).

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij gebruiken ze niet voor marketing van derden en niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg.

8. Hosting in Nederland

  1. Website, app, API, database en cache draaien op een eigen server in Nederland, gehost bij Leaseweb Netherlands B.V. in Amsterdam. Persoonsgegevens in onze kernsystemen worden dus in Nederland, binnen de EER, opgeslagen.
  2. Verkeer tussen uw browser en onze systemen is versleuteld (HTTPS/TLS). Toegang tot de productieserver is beperkt tot bevoegde beheerders.
  3. Binnen de app is toegang tot groepsgegevens afgeschermd per groep. Casusvoorbereiding en leerlog zijn extra beperkt tot de betrokkene zelf.

9. Verwerkers

Voor onderdelen van de dienst schakelen wij verwerkers in. Zij mogen gegevens alleen gebruiken in onze opdracht.

  1. Leaseweb Netherlands B.V. (Amsterdam, Nederland) host de server, de website, de app en de database.
  2. Brevo (Sendinblue SAS) (Frankrijk, EER) verzorgt transactionele e-mail, zoals inloglinks, sessieherinneringen, uitnodigingen en de doormelding van contactaanvragen.
  3. OpenRouter, Inc. verwerkt, met het onderliggende taalmodel, uitsluitend de AI-ondersteuning bij casusvoorbereiding. Wij sturen daarbij geen accountgegevens (naam, e-mail, BIG-nummer) mee. Vooraf filteren wij op herleidbare patiëntgegevens. De AI neemt niet deel aan de livesessie.

Aan een organisatie die deelname betaalt rapporteren wij uitsluitend over aanwezigheid en afronding, nooit over de inhoud van intervisie.

10. Doorgifte buiten de EER

Onze hosting en e-mail blijven binnen de EER. De AI-ondersteuning bij casusvoorbereiding kan verwerking in de Verenigde Staten meebrengen, via OpenRouter en de modelaanbieder.

Die doorgifte is nodig om de overeengekomen casusvoorbereiding te leveren. Waar de AVG dat vereist, baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt casusvoorbereiding ook zonder AI-hulp gebruiken; neem daarvoor contact met ons op.

11. Bewaartermijnen

  1. Contactaanvragen via de website: tot 24 maanden na het laatste contact, of eerder als u dat vraagt en wij ze niet langer nodig hebben.
  2. App-account: gedurende het traject. Na afloop kunnen wij het account na 30 dagen verwijderen.
  3. Casusvoorbereiding: tot de sessie is afgesloten, daarna wissen wij de ruwe tekst.
  4. Leerlog: 2 jaar na vastlegging, daarna verwijderen wij de teksten.
  5. Evaluatie-antwoorden: 2 jaar na indiening. Daarna verwijderen wij vrije tekst en de koppeling aan uw persoon; cijfermatige scores kunnen geanonimiseerd bewaard blijven voor geaggregeerde kwaliteitsrapportages (minimaal vijf respondenten).
  6. Aanwezigheid voor accreditatie: zolang dat nodig is als bewijs van deelname.
  7. Auditlog van beheerhandelingen: 7 jaar, daarna verwijderen.
  8. Technische logs (waaronder IP-adressen bij inlogverzoeken): zo kort als redelijk, in de regel niet langer dan 90 dagen.

12. Cookies en lokale opslag

  1. De website plaatst geen trackingcookies en geen cookies van advertentie- of analysenetwerken. Er is geen cookiebanner nodig voor puur functionele werking.
  2. De app bewaart inlogtokens en de actieve groep lokaal in uw browser, zodat u ingelogd blijft. Dat is noodzakelijk voor de dienst. U kunt dit wissen door uit te loggen of de browsergegevens te verwijderen.

13. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. U kunt deze rechten uitoefenen via info@praktijkalmaach.nl. Wij reageren binnen een maand.

Een export of wissing van uw account vraagt u bij ons aan. Wij verifiëren het verzoek en leveren de export of voeren de wissing uit. Bij wissing verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens, met uitzondering van wat wij moeten bewaren als accreditatiebewijs of geanonimiseerde aggregaten.

14. Organisaties

Schrijft een organisatie medewerkers of AIOS in, dan maken wij op verzoek een verwerkersovereenkomst. De organisatie blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige aanlevering van contactgegevens van deelnemers. Inhoud van intervisie delen wij niet met de organisatie.

15. Klachten

Heeft u een privacyklacht, neem dan eerst contact met ons op via info@praktijkalmaach.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De actuele versie staat op www.reflektio.nl/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers van de app via e-mail of een melding in de dienst.